ASSD - Ho(s)tel Management Software PMS 3
Bitte beachten Sie zusätzlich die allgemeinen Bedienungshinweise.
Im Bereich Gäste/Kunden werden alle Kunden und Interessenten angelegt. Die gespeicherten Daten dienen dem Aufbau Ihrer Gästedatenbank. Der Eintrag in den Kundenstamm erfolgt schon mit dem Anlegen einer Reservierung oder Anfrage.
Die Adressen können durch eine Vielzahl frei definierbarer Merkmale und statistischer Daten ergänzt werden.
Dieser Programmteil unterstützt Ihr Customer Relationship Management und die optimale Kundenbetreuung. Auch eine sehr große Anzahl von Adressen stellt kein Problem dar. Zielgruppenorientiertes Marketing wie Serienbriefe, Rundschreiben und Angebote ist auf einfache Weise möglich. Eine Klassifizierung Ihrer Gäste kann nach frei definierbaren Kriterien im Hinblick auf die von Ihnen geplanten Maßnahmen erfolgen.
Sie erhalten zu jedem Gast eine History. Aus dieser gehen Informationen vom ersten Kontakt, Stornos sowie alle sonstigen Kontakte oder dem ersten Aufenthalt und sämtliche weiteren Aufenthalte hervor. Sie können anhand der History schnell erkennen, welche Präferenzen Ihre Kunden hinsichtlich Aufenthaltsdauer und -zeiten als auch bei der Zimmerbelegung haben.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Informationen über Präferenzen Ihrer Gäste im Volltext Infofeld zu erfassen.
Einige Funktionen im Überblick:
Phonetische Suchfunktion: Mit dieser Funktion ist Ihnen das automatische Auffinden bereits angelegter Gäste noch während der Namenseingabe möglich. Dabei kommt eine automatische Suchfunktion zur Anwendung, die auch ähnliche Schreibweisen berücksichtigt. Die Neuerfassung von Kunden und, falls dieser Kunde bereits bei Ihnen erfasst sein sollte, die Auswahl aus den vorhandenen Gästedaten, sind ein Vorgang. Sie können die Daten des neu anzulegenden Gastes mit den vorhandenen Kundendaten vergleichen und sehen sofort, ob es sich um einen bereits in Ihrer Gästedatenbank erfassten Gast handelt. Sie haben in diesem Falle die Möglichkeit, die Neuerfassung abzubrechen und den entsprechenden Gast aus der Liste auszuwählen. Die Neuerfassung wird damit automatisch beendet. So vermeiden Sie das doppelte Erfassen der gleichen Adresse.
Der Weg zur Kundenerfassung bzw. -auswahl ist so unabhängig davon, ob es sich um einen Neukunden oder Altkunden handelt gleich. Diese Funktion wurde speziell für die Bearbeitung von Anfragen im Callcenter entwickelt und hat sich seither bestens bewährt.
Bei Verlassen des Eingabefeldes startet die phonetische Suche automatisch. Das Programm zeigt alle gleich lautenden Namen (Maier, Mayer, Meier, Meyer, Mayr etc.) an. Die Suche umfasst Name, Vorname und PLZ. Es müssen nicht alle Felder ausgefüllt werden.
Exakt übereinstimmende Namen werden oben aufgelistet, die weiteren erscheinen in alphabetischer Reihenfolge. Wenn der Gast schon im System vorhanden ist, können Sie mit diesen Daten den aktuellen Reservierungsvorgang fortsetzen.
Postleitzahlen - Suchfunktion: Mit Eingabe der Postleitzahl ergänzt das System automatisch den Ort und das Bundesland.
Auf Anfrage können Sie von uns die PLZ - Suchfunktion für diverse Länder (z.B. Deutschland, Schweiz, Österreich, Luxemburg, Belgien, Frankreich, Italien und Spanien) erhalten.
Pauschale Gastnummer bei der Schnellreservierung: Für Gäste, die nicht im Gästestamm gespeichert werden sollen, kann eine allgemeine Gastnummer (z.B. unangemeldeter Einzelgast) verwendet werden. Diese Spezielle Gastnummer kann z.B. in der Schnellreservierung vorbesetzt werden.
Datenschutzbestimmungen für personenbezogene Daten in öffentlichen Verwaltungen:
Es ist möglich, unter "Einstellungen/Grundeinstellungen Supervisor" durch Markieren des Feldes "guesthist" mit "Y" eine vollständige Änderungshistorie des Gästestamms zu führen. Benutzer, Änderungsdatum und - zeit, sowie die Änderung (alter und neuer Wert) werden archiviert. Das Löschen einer Adresse wird nicht archiviert. Daher sollte das Löschen von Adressen ggf. für die Benutzer gesperrt werden.
Standardauswertungen:
Für den Gästestamm wurden drei Standardauswertungen erstellt: "Umsätze", "Forderungen" und "Vorausbuchungsstand". Im Tab Preise des Gästestamms kann unten der Auswertungszeitraum und ggf. das Haus gewählt werden. Die Listen beinhalten den aktuellen Nummernkreis z.B. 3400 bis 3499. Im Steuerfeld der Listeinträge (Feld: printlist) kann das vom Systemadministrator auch auf feste Stellen geändert werden z.B. 0 = nur diese Kundenummer, 1 = letzte Stelle streichen, 2 = letzte beiden Stellen streichen. Die Listdateien heißen "z_guest1" bis "z_guest3".
Folgende Buttons ergänzen die Steuerknopfleiste:
Eintragen: Erscheint nur bei Aufruf aus einem anderen Tab. Dient zur Übernahme der Gastnummer in das aufrufende Tab.
Dokumente: Hier besteht die Möglichkeit, Dokumente anderer Anwendungen wie z.B. Microsoft Word oder Excel (registrierte Namen von Microsoft) mit einer Reservierung oder einem Kunden zu verbinden.
Button E-Mail: Bei entsprechender Einrichtung des Systems und Erteilung einer Berechtigung können Sie über diesen Button E-Mails an den Kunden verschicken.
Spezielle Gastnummern (Verwendung ausschließlich in Verbindung mit einem kostenpflichtigen Extra-Tool.)
