ASSD - Ho(s)tel Management Software PMS 3
Mit einem Mausklick oder Drag and Drop auf ein freies Zimmer (wählen Sie gewünschtes Datum und Zimmer in der Matrix), starten Sie die Schnellreservierung. Die Schnellreservierung bietet Ihnen einen alternativen Weg zum Erfassen einer Reservierung. Sie ist in erster Linie für die Erfassung unangemeldeter Gäste an der Rezeption und für telefonische Reservierungen gedacht. Die Schnellreservierung bietet weniger Möglichkeiten als die reguläre Erfassung. Allerdings führt jede Schnellreservierung zu einer Reservierung, die nachträglich mit allen Möglichkeiten bearbeitet werden kann.
Die Schnellreservierung wird durch Klick oder Drag and Drop auf ein freies Zimmer im Zimmerplan aufgerufen (Zimmer - Tage). Der Tag der Anreise und das Zimmer ist damit für die Schnellreservierung festgelegt.
Es gibt die Möglichkeit, Gäste ohne einen Eintrag im Gästestamm zu erfassen, indem alle unter einer speziellen Gastnummer angelegt werden (bereits vorbesetzt). Damit beschränkt sich die Eingabe auf den Namen und die Aufenthaltsdaten.
Gast-/Kundenummer: Entweder eine einheitlich vorgegebene Nummer für alle Einzelgäste oder Erstellen eines Eintrags im Gästestamm über den Button mit der Familie.
Reservierungsart: Hier wird der Vorgang bestimmt um den es sich handelt: z.B. Walk In oder Zusage.
Name: Suchname (Matchcode) der Reservierung.
Infofeld (An-/Abreiseliste): Dieses Infofeld ist an der Rezeption in der Anreiseliste und Abreiseliste sichtbar.
Gastart: Wahl der Gastart, sofern nicht schon durch einen Eintrag im Gästestamm bestimmt.
Land: Wahl der Nationalität, sofern nicht schon durch einen Eintrag im Gästestamm bestimmt.
Verpflegung: Vorgabe der Verpflegung für die Reservierung.
Anreise: Das Datum wurde durch den Klick in den Zimmerbelegungsplan festgelegt. Bei Bedarf kann daneben die Uhrzeit eingegeben werden.
Abreise und Nächte: Sofern nicht schon mit Drag and Drop ausgewählt, kann hier die Länge des Aufenthalts bestimmt werden. Es können nicht mehr Nächte eingeben werden als im Zimmerbelegungsplan sichtbar sind und es können selbstverständlich auch nur freie Zimmer gebucht werden (ggf. rotes Datum).
Gäste gesamt / (davon Kinder): Die Gesamtzahl der Gäste und ggf. davon Kinder (Voraussetzung ist, dass unter Stammdaten Häuser, Tab Allgemein 2 diese Felder aktiviert werden und im Artikelstamm, Tab Eingabebild 2 entsprechende Artikel eingegeben wurden).
Geschlecht: Auswahl des Geschlechts für die Reservierung und den Belegungsplan.
Auswahlfeld "Vorbesetzung gemischtes Zimmer": Jedes belegte Zimmer kann als gemischtes Zimmer spezifiziert werden. Bitte beachten Sie hierzu auch Reservierung, Tab Zimmer. Im Zimmerplan haben leere Zimmer zwei neue Farben (flexibel): gemischt weiblich = grün/gelb und gemischt männlich = grün/blau. Sie zeigen Zimmer an, in denen alle bisherigen Gäste männlich bzw. weiblich sind, doch einem gemischten Zimmer zugestimmt haben. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Systembetreuer oder an ASSD.
Kein weiterer Gast in Zimmer: Hier können Sie bestimmen, dass der Gast alleine im Zimmer liegen soll. Das System belegt automatisch Füllbetten. Dieses Feld kann im Zimmerstamm vorgegeben werden.
Ist diese Option für eine Reservierung aktiviert, und wird der Gast somit individuell untergebracht (ggf. auffüllen des Zimmers mit Füllbetten) so wird auf Reservierung, Tab Zimmer, zusätzlich ein Kennzeichen gesetzt. Dieses Kennzeichen dient der Unterscheidung, ob dem Gast diese Unterbringung zugesichert wurde oder nur zufällig das Zimmer komplett belegt ist. Damit wird verhindert, dass 4 Personen im Vierbettzimmer ohne dieses Kennzeichen bei Umbelegung auf ein Sechserzimmer automatisch 2 Füllbetten bekommen. Außerdem kann das Kennzeichen zur Preisermittlung über eine eigene Neuzuordnung verfügen (pro Pfad).
Zimmerart tatsächlich verwendet: Veränderung der Preise: z.B. ein 4-Bettzimmer wird als Einzelzimmer vermietet.
Pauschalprogramm: Artikel, Bezeichnung und Preis eines Pauschalprogramms. Mögliche Eingaben sind spezielle Artikel, die als Pauschalprogramm im Artikelstamm gekennzeichnet sind. Ein Pauschalprogramm setzt den regulären Rechnungsvorschlag außer Kraft. Falls hinterlegt, werden Aufenthaltsdauer und Verpflegung vom Pauschalprogramm übernommen.
Infofeld: Dieser Text ist als interner Hinweis in der Reservierung gedacht. Der Button mit der Checkliste links erlaubt den Aufruf des Textestamms. Ein Textbaustein kann aus dem Textestamm mit dem Button "Einfügen" oder mit Drag and Drop übernommen werden. Steht der Cursor am Anfang, wird der bestehende Text überschrieben, sonst wird der Textbaustein in den schon vorhandenen Text eingefügt.
Benutzerfelder: Benutzerfeld 4, 5 und 6 zur freien Verfügung.
Button "Als Standard speichern": Dieser Button erlaubt der Leitung eines Hauses eine Voreinstellung der Felder zu speichern, die dann nicht mehr ausgefüllt werden müssen: z.B. Reservierungsart, Gastnummer.
Über die beiden Buttons "Anlegen und Speichern" und "Check In und Speichern" bestimmen Sie, ob sofort im Hintergrund gespeichert (z.B. telefonische Reservierung) oder nach dem Anlegen die Reservierung geöffnet (z.B. zur Rechnungsstellung an Rezeption) werden soll.
Nach einer Schnellreservierung ist die Reservierung sofort im Zimmerbelegungsplan sichtbar. Durch Klicken auf den Namen des Gastes rufen Sie die entsprechende Reservierung auf und können ggf. Änderungen vornehmen (vollwertige Reservierung).
