ASSD - Ho(s)tel Management Software PMS 3

 

 

Enthaltene Übernachtungen: Kennzeichnet Artikel, die Übernachtung enthalten und bildet die Basis für die Auswertung der Übernachtungen und Anreisen nach Nationalität und Gastart.

 

Dies gilt auch für Pauschalprogrammartikel.

 

Beispiel bei Zimmern: Ein Doppelzimmer 2, ein Einzelzimmer 1 oder ein Zimmer für alle 2 und ein Einzelzimmerzuschlag 1.

 

Bei Artikeln für Zimmer unabhängig von der Gästezahl kann auf spezielle unsichtbare Artikel, die mit "999" beginnen und hier eine 1 haben, ausgewichen werden. Diese können z.B. über den Hausstamm automatisch in die Rechnung übernommen werden.

 

Mehrwertsteuer: Steuerschlüssel für den Ausweis der Mehrwertsteuer auf den Rechnungen.

 

Das Feld "Mehrwertsteuer" bleibt bei Zahlungsarten unbedingt leer. Für Vorauszahlungen ist die Berechnung von Umsatzsteuer möglich. Dies wird jedoch nicht empfohlen, da es Probleme gibt, wenn sich der Mehrwertsteuersatz in Zukunft ändern sollte. Die für die Umsatzsteuererklärung erforderliche Berücksichtigung der Vorauszahlungen entnehmen Sie manuell der Brutto-Veränderung über die Auswertungen. Da in der Rechnung die Mehrwertsteuer für die komplette Rechnung ausgewiesen wird, dürfen Sie Ihren Kunden für die Vorauszahlung nicht zusätzlich nochmals eine zum Vorsteuerabzug berechtigende Bestätigung über die Vorauszahlung ausstellen. Andernfalls müssten Sie die Vorauszahlung doppelt abführen. Benötigt Ihr Kunde die Vorauszahlung schon bei Zahlung für den Vorsteuerabzug ausgewiesen, so legen Sie hierfür einen Artikel mit normaler Mehrwertsteuer an und schreiben dem Kunden nach der Zahlung der Vorauszahlung eine Rechnung über diesen Artikel. Auf der Schlussrechnung wird dieser Betrag dann oben bei den Artikeln zum Abzug gebracht und nur noch der Restbetrag ausgewiesen. Dies geschieht automatisch, wenn dieser Artikel für den Automatischen Ausgleich markiert ist.

 

Artikelgruppe 1: Bildet Zwischensummen in einigen Artikelauswertungen.

 

Artikelgruppe 2: Bei Rechnungsstellung wird dieses Feld in die Kassenjournaldatei übertragen (Feld "jrefno"). Damit ist dieses Feld als zusätzliches Statistikkürzel geeignet, welches permanent, auch rückwirkend erhalten bleibt.

 

Bestandsführung: Im Kassenabschluss mit Geldzählung gibt es die Möglichkeit, auch Artikel zählen zu lassen (z.B. Telefonkarten). Die gewünschten Artikel werden hier aktiviert.

 

Artikel Neuzuordnung: Mit diesem System ist die Abbildung praktisch unbegrenzt komplexer Preisstrukturen in Form eines hierarchischen Baums für die automatische Ermittlung der Rechnungsdaten möglich. Die Artikelnummern in den Zimmerarten (Kategorien), dem Zimmerstamm, dem Hausstamm, der Verpflegung, den Speziellen Verpflegungsarten, der Vorbesetzung Preisangabe, den Räumen mit Ausstattung und den Artikeln, die als Pauschalprogramme definiert wurden dienen nur als Basis, die durch eine Reihe von Bedingungen verändert werden kann: z.B. Gastart, Wochentag, Messe, Ferien, Saison, Länge des Aufenthalts, Anzahl der Gäste, Personen im Zimmer, Reservierungsart, Zimmerart, Verpflegung.

 

Mit der Neuzuordnung kann ein Artikel unter bestimmten Bedingungen einer anderen Nummer zugeordnet werden. Diese neue Artikelnummer kann dann unter weiteren Bedingungen erneut verändert werden. Dies kann bis zu 60x mal verschachtelt werden. Beispiel: Ein Artikel wird abhängig von der Gastart in einen Artikel für die Corporate Rate und einen Artikel für die Standard Rate aufgeteilt. Anschließend kann der jeweilige Artikel auf Messezeiten (Besondere Tage) geprüft und gegebenenfalls auf die Messerate verändert werden.

 

Es ist sinnvoll, die gewünschten Zuordnungen vorher aufzuzeichnen und bei komplexeren Zuordnungen für die Knoten spezielle, deaktivierte Artikel zu verwenden. Die Ersteinrichtung wird in der Regel nach den Kundenwünschen von ASSD vorgenommen.

 

Es gibt folgende Möglichkeiten:

 

Gastart, Wochentag (Mo=1, ..., So=7), Besondere Tage, und Wochentag zusammen, Gästezahl (Verpflegung, Pfad), Nächtezahl, Anzahl Kategorie/Zimmerart (Zimmer, Gäste), Verpflegung, Reservierungsart, Zimmerart.

 

Jede Zuordnung wird als Eintrag in der Tabelle vorgenommen. Zahlen werden dreistellig mit führenden Nullen eingegeben (z.B. 004 für 4 Nächte) und bedeuten, dass ab dieser Zahl der entsprechende Artikel verwendet wird.

 

Eine Zuordnung mit Wert "" (leer) ist die Alternative (kein passender Eintrag gefunden). Daher der Artikel für den Rest. Dieser ist nur erforderlich, wenn eine weitere Abfrage erfolgen soll, sonst wird der aktuelle Artikel in der Rechnung verwendet.

 

Die Zuordnung auf eine nicht vorhandene Artikelnummer bewirkt, dass kein Artikel automatisch in die Rechnung übernommen wird. Dies eignet sich z.B. für Einzelzimmerzuschläge. Über die Verpflegung wird z.B. ein Preis pro Person ermittelt und über die Zimmerarten erfolgt eine Zuordnung der Einzelzimmer zum Einzelzimmerzuschlag während Doppelzimmer auf eine nicht vorhandene Nummer verweisen und somit kein Zuschlag fällig wird. Es sollte hierfür eine feste Nummer vorgesehen werden, die später nicht versehentlich für andere Zwecke verwendet wird (z.B. "*NO").

 

Es ist auch möglich mit den Bedingungen der Artikelneuzuordnung einen Prozentrabatt zu gewähren. Hierzu wird bei der Neuzuordnung statt eines neuen Artikels das Prozentzeichen und der Prozentsatz (0,00-99,99) angegeben: z.B. "%20" für 20% Rabatt. Dies erleichtert die Pflege der Preise, da nicht mehr für jeden Rabattsatz die Eingabe eines eigenen Artikels mit Preis erforderlich ist. Die Verbuchung auf Erlöskonten wird mit der Rabattkontenzuordnung festgelegt. Wichtig: Mit der Angabe "%0" wird der Rabatt wieder ausgeschaltet - ohne Angabe verbleibt der letzte Rabattsatz.

 

Prozentrabatte können auch so definiert werden, dass sie nur eine Vorbesetzung darstellen und veränderbar sind. Dazu gibt man statt z.B. „%10" nun „%f10" an (f=flexibel). Der Rabatt wird dann nur noch eingesetzt, wenn er vorher leer war. Entfernen Sie gegebenenfalls den Rabatt durch einfaches Löschen des Eintrages, um die Vorbesetzung neu zu setzen.

 

Für Tagungsraumbuchungen kann durch Auswahl "2x" eine Artikelneuzuordnung auch abhängig der gebuchten Zeiteinheiten pro Tag erfolgen. Der "Wert" ist dreistellig: z.B. "008". Im Steuerfeld von "newcode" unter "Einstellungen/Auswahltexte" wird die Wertigkeit jeder einzelnen Zeiteinheit bestimmt: Stelle 1-24 für gebuchte Zeiten, 25-48 Aufbauzeiten, 49-72 Abbauzeiten. Wird in Spalte "Wert" "008" eingetragen und bestehen die Buchungszeiträume immer aus 2 Stunden (d.h. Steuerfeld von "newcode": "222222"), so wird ab einer Buchung von 4 Einheiten der neu zugeordnete Artikel verwendet.

 

Alle Benutzerfelder der Reservierung im Tab "Farbe" können ebenfalls zur Neuzuordnung verwendet werden ("31" bis "36"). Es werden nur die ersten 3 Stellen berücksichtigt! Damit können die Preise abhängig eines Benutzerfelds definiert werden. Mit Benutzerfeld 6 auch über die Schnellreservierung (z.B. Promotion Code).

 

Position teilen: Hier wird zu einer automatischen Artikelposition ein zweiter Artikel hinzugenommen. Dieser Artikel durchläuft auch der Neuzuordnung und kann daher abhängig von obigen Bedingungen verändert werden.

 

Abweichender Artikel 1. Nacht: In der ersten Nacht wird anstelle des normalen Artikels, ein spezieller Artikel verwendet: z.B. die erste Nacht enthält Bettwäsche und dies soll nicht in einer separaten Zeile auf der Rechnung ausgewiesen werden.

 

Diese Funktion wird nach den Neuzuordnungen, aber vor der Kinderfunktion ausgeführt. Kinderartikel werden daher in den regulären Artikel und den Artikel für die erste Nacht eingetragen.

 

Vorbesetzung bei Pauschalprogramm: Im Fall eines Pauschalprogramms werden die regulären Zuordnungen z.B. Verpflegung, nicht in die automatische Rechnungserstellung übernommen. Durch Ankreuzen dieses Feldes geschieht dies jedoch abweichend zusätzlich zum Pauschalprogramm (z.B. Einzelzimmerzuschlag, Kurtaxe).

 

Kinder Ersatz-Artikel: Bis zu vier Bereiche z.B. Alter oder auch Freiplätze können im Hausstamm definiert werden. Erst danach sind diese Felder offen für eine Eingabe. Die Verarbeitung dieser Artikel für Kinder erfolgt nach jeder Neuzuordnung. Diese Artikel werden anstelle des regulären Artikels entsprechend der Anzahl der Kinder auf die Rechnung gesetzt.

 

Kinder Rabatt-Artikel: Bis zu vier Bereiche z.B. Alter oder auch Freiplätze können im Hausstamm definiert werden. Erst danach sind diese Felder offen für eine Eingabe. Die Verarbeitung dieser Artikel für Kinder erfolgt nach jeder Neuzuordnung. Diese Artikel werden zusätzlich zum regulären Artikel mit negativen Vorzeichen entsprechend der Anzahl der Kinder auf die Rechnung gesetzt.