ASSD - Ho(s)tel Management Software PMS 3

 

Diese Funktion bietet einen Kassenabschluss mit Geldzählung, Zählung geldwerter Waren (z.B. Telefonkarten) und dem sofortigen Ausweis von Kassendifferenzen bei Schichtende für den Kassenführer. Die Differenzen eines Monats summieren sich damit aus vielen einzelnen Differenzen. Dieser Kassenabschluss wird nur in größeren Organisationen eingesetzt und das System sollte den gesamten Geldfluss abbilden. Das bedeutet, dass jede einzelne Kasse, der Tresor und die Bank über die Buchhaltung abgestimmt werden müssen. In diesem Fall lassen sich Ursachen für Differenzen leicht aufspüren und das System kontrolliert sich stufenweise selbst: Abschluss Kasse, Abschluss Tresor, Abstimmung Bankkonto.

 

Als Alternative wird in unabhängigen Häusern eine andere Form des Kassenabschlusses gewählt. Dabei wird lediglich das Schichtende bestimmt und über die Auswertungen Kassenabschluss der Umsatz der jeweiligen Schicht ausgedruckt. Dieser Menüpunkt ist dann deaktiviert.

 

 

Ein täglicher Abschluss aller Kassen einschließlich des Tresors ist empfehlenswert. Der Tresor sollte nach dem Abschluss sofort wieder eröffnet werden, da andernfalls die Rezeption keine Abgänge an den Tresor buchen kann.

 

Vor dem Kassenabschluss kann ein größerer Geldbetrag als Abgang an den Tresor gebucht werden. Dieses Geld muss dann nicht mehr gezählt werden und hat damit die Rezeption verlassen. Vor dem Abschluss des Tresors sollten größere Geldbeträge zur Bank gebracht werden (in Buchhaltung buchen).

 

Kassennummer: Abgeschlossener Teilabrechnungsbereich z.B. einzelne Kasse an der Rezeption. Für die Buchhaltung gibt es zumindest eine eigene Kassennummer (z.B. 015 Tresor/Buchhaltung). Kassenabschlüsse werden für jede Kassennummer getrennt durchgeführt. Geldtransfers zwischen den Kassen werden gebucht. Meist ist eine Kassennummer mit einem festen Arbeitsplatz verbunden und die Übergabe erfolgt mit dem Schichtwechsel (Kassenabschluss). Es können jedoch auch flexible Zuordnungen abhängig von der Mitarbeiteranmeldung im System definiert werden. Dies entspricht einer Anzahl an Kassenschubladen, die jeweils an einem beliebigen Arbeitsplatz angemeldet werden können.

 

Kassenabschlussnummer: Kennzeichnung einer Schicht einer Kasse: Jahr-Monat-Tag/Nummer. Diese Nummer erlaubt die Abstimmung und Auswertung einer Schicht unabhängig vom Systemdatum. Die Kassenabschlussnummer wird bei der Kasseneröffnung vergeben bzw. bei Konfigurationen ohne explizite Kasseneröffnung mit der ersten Buchung nach dem Kassenabschluss.

 

Wechsel Kassennummer: Im Benutzerstamm berechtigte Mitarbeiter können hier in die Tresorkasse wechseln und den Tresor wie jede andere Kasse abschließen und wieder eröffnen.

 

Status der Kasse (grün/rot): Ist die Kasse offen so ist diese Schriftzug grün. Ist die Kasse geschlossen, ist er rot.

 

Button Hauswechsel: Unterschiedliche Häuser können unterschiedliche Kassennummern haben.

 

Button Eröffnung/Abschluss: Hiermit wird der Vorgang gestartet und es erscheint die Eingabemaske für die Geldzählung. Im Falle der Eröffnung ist die Kasse zu diesem Zeitpunkt bereits geöffnet worden. Die weitere Vorgehensweise dient nur zur Bestätigung der Bestände des letzten Abschlusses.

 

Button Beenden: Abbruch durch Schließen des Fensters.