ASSD - Ho(s)tel Management Software PMS 3
Es handelt sich hierbei um ein Programm zur Vorerfassung von Buchungen, die dann in ein externes Buchhaltungsprogramm übergeleitet werden können.
Mit der Funktion "Buchhaltung" können Vorauszahlungen und Zahlungen für Rechnungen erfasst werden. Dies hat gegenüber der direkten Erfassung in der Reservierung einige Vorteile. Diese Buchungen können getrennt von den Reservierungen von einem anderen Mitarbeiter nach dem Kontoauszug eingegeben werden. Es ist sofort ersichtlich, in welcher Höhe Vorauszahlungen verlangt wurden und es gibt Logikprüfungen, die vor falschen Verbuchungen, beispielsweise Verwechslung von Vorauszahlungen und Rechnungszahlungen, warnen.
Zusätzlich eignet sich dieses Programm zur vollständigen Erfassung aller buchhaltungsrelevanten Geschäftsvorfälle in einem Haus und damit auch zur Abbildung aller Geldströme. Die so erfassten Vorgänge können dann z.B. monatlich mit dem Journalabruf an die richtige Buchhaltung der Organisation in Summe oder im Detail übergeben werden (diverse Schnittstellen sind verfügbar).
Die Eingabe der Buchungen erfolgt über vordefinierte Buchungsvorgänge und erlaubt es damit auch Nicht-Buchhaltern, auf einfache und verständliche Weise Buchungen zu erfassen.
Organisation/Haus: Auswahl des Hauses bei verschiedenen Häusern innerhalb eines Systems.
Buchhaltungsnummer (Kasse): Jede Buchung wird im Journal einer Kassennummer zugeordnet. Dies erfolgt auch dann, wenn es sich um eine Bankbuchung oder sonstige Buchung handelt. Standardmäßig wird hierzu die Kassennummer des Tresors "015" verwendet.
Buchungsvorgang: Die Buchungsvorgänge werden vom Administrator in den Stammdaten festgelegt. Sie erleichtern den Anwendern die Benutzung erheblich, da keine Buchhaltungskenntnisse für die Eingabe von Buchungen erforderlich sind. Über den Buchungsvorgang werden dem Benutzer stets nur korrekte Eingabemöglichkeiten (z.B. Konten) angeboten und die Eingaben entsprechend dem gewählten Vorgang geprüft.
a) Vorauszahlungen/Forderungen: Buchungsvorgänge für Zahlungen, bei denen auf eine aktive Reservierung (Registriernummer) verwiesen wird oder eine Registriernummer kleiner "3000" verwendet wird. Ermöglicht die Verwaltung von Vorauszahlungen und Forderungen für Kunden.
b) Einnahmen und Ausgaben: Verbuchung von Ausgaben und Einnahmen (z.B. Zinsen), die nicht über die Kasse bzw. Rechnung gebucht werden.
c) Transfer Kasse/Bank: Transfers zwischen dem Tresor und der Bank werden über ein Zwischenkonto gebucht. Dies erfordert in der Praxis immer zwei Buchungen. Zunächst wird der Tresor gebucht (gegen das Transferkonto). Der zugehörige Beleg bzw. die Belegnummer wird bei den Kontoauszügen hinterlegt. Einige Tage später, wenn das Geld auf der Bank ist, wird das Transferkonto entlastet und der Betrag auf dem Bankkonto gebucht. Für diese Buchung geben Sie die ursprüngliche Belegnummer ein. So kann sichergestellt werden, dass der ursprüngliche Betrag in voller Höhe verbucht wird. Eventuelle Gebühren (z.B. Schecks) werden dann vom Anwender buchhalterisch richtig mit einem neuen Vorgang als Aufwand gebucht (Vorgang Ausgaben) und somit stimmt der Bankbestand wieder.
d) Verrechnungen: Gutscheine, die zunächst wie Bargeld behandelt werden oder Rechnungen, die uneinbringlich sind, können auf andere Konten umgebucht werden um die Kasse zu entlasten bzw. den Forderungsbestand zu korrigieren.
e) Lieferantenzahlungen: Es ist eine OP-Buchhaltung für Lieferanten verfügbar. In diesem Fall werden zunächst die Rechnungen und später die Zahlungen eingebucht (siehe auch OP-Ausgleich).
Vorlagen - Gemerkte Buchungen: Der Anwender kann sich auf einfache Weise Vorlagen für wiederkehrende Buchungen erstellen. Aus diesen Vorlagen kann er dann später einfach eine gemerkte Buchung auswählen und muss gleiche Daten nicht erneut eingeben. Um eine Buchung als Vorlage zu speichern klicken Sie bitte auf den Button "Buchung merken". Der Name der Vorlage ergibt sich aus dem Buchungstext. Ist die Vorlage schon vorhanden kann sie überschrieben werden. Mit dem Button "Vorlage löschen" können nicht mehr benötigte Vorlagen wieder gelöscht werden. Bereits erstellte Vorlagen werden einfach aus dem Auswahlfeld selektiert.
Buchungsdatum: Dieses Datum wird der Buchung als Leistungsdatum zugeordnet. Damit ist eine zeitliche Abgrenzung unabhängig vom Erfassungstag möglich.
Beleg alt: Dieses Feld wird für Bankbuchungen bei Transfers mit dem Tresor benötigt. In diesem Fall wird hier die Belegnummer der Tresorbuchung eingegeben und damit ist der Betrag automatisch bestimmt.
Konto: Entweder eine Liste von Konten oder ein durch den Buchungsvorgang bestimmtes Konto. Konten werden vom Administrator in den Stammdaten angelegt. Ein Konto "*SPLIT" ermöglicht die Eingabe von Split-Buchungen auf mehrere Konten. Der aktuelle Stand wird unterhalb des Kontos angezeigt (inklusive des eingegeben Betrages).
UST: Umsatzsteuerschlüssel falls Vorsteuer oder Mehrwertsteuer gebucht werden muss.
Betrag/Währung: Der Buchungsbetrag wird in der Regel positiv eingegeben. Das Vorzeichen wird automatisch vom Buchungsvorgang gesteuert.
Durch einen Doppelklick auf das Eingabefeld oder durch einen Klick auf das Rechnersymbol über dem Betragsfeld wird der Taschenrechner geöffnet, mit dem alle üblichen Rechenoperationen durchgeführt werden können (über die Tastatur oder über die Maus). Der Betrag der bereits im Feld steht wird als Ausgangswert benutzt. Durch zweimaliges Klicken auf "=" oder durch erneutes Betätigen der Eingabetaste wird der errechnete Betrag automatisch in das Feld "Betrag" übernommen.
Soll/Haben: Die Art der Verbuchung wie im Buchungsvorgang hinterlegt.
Gegenkonto: Beispielsweise die Art der Zahlung (Bank oder Kasse). Entweder eine Liste von Konten oder ein durch den Buchungsvorgang bestimmtes Konto. Konten werden vom Administrator in den Stammdaten angelegt. Der aktuelle Stand wird unterhalb des Kontos angezeigt (inklusive des eingegeben Betrags). Damit kann z.B. das Bankkonto mit dem Kontoauszug abgeglichen werden.
Ref.Nr.: Kontoauszugsnummer bei Bankbuchungen.
Reg.Nr.: Registriernummer einer Reservierung für Vorauszahlungen oder Rechnungszahlungen. Kann keine Zuordnung zu einer Reservierung erfolgen, so kann auch eine beliebige Nummer kleiner "3000" verwendet werden (z.B. Vorauszahlungen, die nicht zugeordnet werden können).
Lieferanten-Nr.: Statistische Erfassung bei Ausgaben oder notwendige Zuordnung für die Offene Posten Buchhaltung (OP-Buchhaltung) für Lieferanten.
Mittels des Buttons für den Lieferantenstamm, welcher in obiger Abbildung mit einem roten Pfeil markiert ist, kann der Lieferantenstamm direkt aufgerufen werden und ein Lieferant aus der Liste ausgewählt und dessen Nummer direkt, über den Button "Eintragen" in die Buchhaltung übertragen werden.
Projekt: Erfassung eines Projektkürzels für Auswertungen oder Brieferstellung (z.B. Bestätigung Vorauszahlung). Es kann automatisch ein Brief im Druckerspeicher erstellt werden, sofern die Reg.Nr. größer/gleich 3000 ist. Anwendung: Automatische Erstellung von Zahlungseingangsbestätigungen etc.
Artikel-Nr.: Erfassung einer Artikelnummer oder eines Pauschalprogramms für Auswertungen. Mittels des Buttons "S" links neben dem Auswahlfeld kann dieses nach Artikelnummer oder Matchcode sortiert werden.
Buchungstext: Nähere Angaben zur Buchung (Rechnungsnummer, Kundennummer, Verwendungszweck).
Fäll.: Fälligkeit bei Eingangsrechnungen von Lieferanten.
Zahl.: Übergabe an ein Zahlungsprogramm z.B. Datenträgeraustausch, Online-Banking.
Stand Vorauszahlung, Vorauszahlung verlangt, Offener Kreditbetrag: Informationen zur Reservierung der aktuellen Registriernummer.
Button Buchen: Erst mit diesem Button erfolgt die Verbuchung. Dabei kann ein Beleg gedruckt werden. Danach wird die soeben durchgeführte Buchung in hellgrau angezeigt.
Button Schließen: Beendet das Fenster Buchhaltung.
