ASSD - Ho(s)tel Management Software PMS 3
Auf dieser Seite können die Rechnungen erstellt werden. Das Programm macht auf Grund der Reservierung einen ausgereiften Rechnungsvorschlag, der eine komplexe Preisgestaltung berücksichtigen kann. Dieser Vorschlag kann beliebig erweitert werden oder manuell komplett überschrieben werden.
Für eine Reservierung können beliebig viele Rechnungen erstellt werden. Rechnungen lassen sich bei Bedarf leicht aufteilen.
Es können hier auch echte Buchungen z.B. für den Zahlungseingang einer Forderung oder Anzahlung gebucht werden (siehe hierzu Erste Schritte - Erfassung von Vorauszahlungen und Zahlungen für Forderungen). Dazu erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Rechnung hat keine Positionen. Im Bereich der Zahlung schreiben Sie z.B. einem Betrag der Kasse gut und belasten das Forderungskonto (danach mit dem Knopf Buchen ins Journal schreiben). Besser ist es jedoch Buchungen in der Buchhaltung zu erfassen.
Oben neben der Registriernummer finden Sie die Kassennummer, die an diesem Arbeitsplatz, für dieses Haus oder diesen Benutzer gültig ist.
Die beiden Felder rechts ganz oben bestimmen die Gastart und Nationalität für die Statistik und können noch in der Rechnung gegenüber den Kundendaten abgeändert werden.
Mit dem Button Text wechselt die Anzeige der Rechnungsseite.
Auswahl: Hier können Positionen oder Teilpositionen für eine Rechnungsaufteilung ausgewählt werden. Durch Klicken mit der rechten Maustaste kann eine Position gesamt ausgeschlossen oder ausgewählt werden. Diese Spalte wird nur für die Aufteilung von Rechnungen benötigt. Unterhalb der Rechnungspositionen, links neben dem Button "S" gibt es noch ein Feld, mit dem die Auswahl auf einfache Weise verändert werden kann. Siehe Selektionsfeld weiter unten.
Datum: Das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde. Dieses Datum wird auch für den Zugriff auf die Preisliste verwendet. Ist das Datum leer, wird das Anreisedatum als Preisdatum verwendet. Auswertungen nach Leistungsdatum beziehen sich immer auf dieses Datum.
Zimmer: Dieses Feld wird später vom System automatisch z.B. aus einer Schnittstelle zur Telefonanlage gefüllt. Über ein Selektionsfeld weiter unten, können dann für die Rechnungsaufteilung Positionen eines bestimmten Zimmers ausgewählt werden.
Kü: Ein Kürzel zur Kennzeichnung von Positionen für das Selektionsfeld. Über ein Selektionsfeld weiter unten, können dann für die Rechnungsaufteilung Positionen eines bestimmten Kürzels ausgewählt werden.
Menge: Anzahl der Leistungen.
Artikel-Nr.: Die Artikelnummer aus dem Artikelstamm.
Bezeichnung: Die Bezeichnung des Artikels. Bei manchen Artikeln kann diese Bezeichnung in der Rechnung überschrieben werden.
Gä: Die Gästezahl für die Ermittlung der Statistik für die Anreisen.
Preis: Preis des Artikels.
Rabatt: Bei rabattfähigen Artikeln kann hier ein Rabattsatz in Prozent eingegeben werden. Alternativ befindet sich darunter ein Eingabefeld, das einen Rabatt in alle rabattfähigen Positionen setzt.
Summe: Summe der Rechnungszeile.
Neue Positionen können mit der Pfeiltaste nach unten von der letzten Zeile aus hinzugefügt werden.
Button +: Hinzufügen einer Zeile in den Positionen
Button -: Löschen einer Zeile. Automatisch erstellte Positionen können nicht gelöscht werden, außer die Rechnung wird auf manuell gesetzt.
Automatik: Hier kann bestimmt werden, ob automatisch ein Rechnungsvorschlag erstellt werden soll. Wahlweise pro Tag oder in Summe. Für manuelle Änderungen im Vorschlag muss die Rechnung in diesem Feld auf manuell gestellt werden. Bei Rechnungen, die aus dem Internet importiert wurden, kann nach einer manuellen Änderung dieses Feld wieder zurück auf Automatik gestellt werden.
Selektionsfeld: Eingabe einer Zimmernummer oder eines Kürzels und Drücken der Eingabetaste zur Auswahl von Positionen. Sind die Spalten "Zimmer" und "Kürzel" bei den Rechnungspositionen leer kann hier z.B. durch Eingabe eines beliebigen Zeichens gefolgt von der Eingabetaste die gesamte Spalte "Auswahl" auf Null gestellt werden. Durch Betätigen der Eingabetaste bei leerem Feld wird die Auswahl wieder gleich der Menge gesetzt. Durch Eingabe einer Zahl mit Minus (z.B. -2) kann die Auswahl jeder Rechnungszeile auf diese Anzahl gesetzt werden. Die Spalte "Auswahl" wird für die Rechnungsaufteilung auf mehrere Rechnungen verwendet.
S: Einstellung der Sortierung der Artikelauswahl: nach Artikelnummer oder Matchcode.
Buttons: Diese Buttons lassen sich auf bestimmte Artikel programmieren.
Adressfeld: Bleibt dieses Feld leer, wird die Adresse aus dem Bild 2 der Reservierung "Kunde - Rechnung" verwendet. Hier kann auf einfache Weise eine andere Adresse eingegeben werden.
Währung der Rechnung: Hier kann die Währung der Rechnung eingestellt werden. Die Umrechnungskurse relativ zur Standardwährung müssen erst in den Einstellungen angelegt werden (derzeit DM und Euro). Dies ist nur erforderlich, wenn mehr als eine Währung verwendet werden soll.
Rabatteingabe: Hier kann ein Prozentsatz eingegeben werden, der in alle rabattfähigen Rechnungspositionen übernommen wird.
Gesamtbetrag der ausgewählten Zeilen
Zahlungsbereich: Die Zahlung kann maximal auf 4 verschiedene Zahlungsarten in einer Rechnung aufgeteilt werden. Die erste Zeile wird vorbesetzt. Die unterste Zeile wird abhängig vom Vorzeichen des Restbetrags bzw. Rechnungsbetrags automatisch ermittelt. Zahlungsarten werden im Artikelstamm angelegt.
In der linken unteren Ecke befindet sich die Liste aller Rechnungen und Stornos für diese Reservierung. Die Bezeichnungen der Rechnungen (*1, *2, ...) können beliebig verändert werden und dienen der internen Kennzeichnung. Zu jeder Rechnung ist der Gesamtbetrag ersichtlich. Zwischen den einzelnen Rechnungen kann durch Klicken auf die Zeile gewechselt werden.
Buttons: Diese Buttons lassen sich auf bestimmte Artikel programmieren.
Button +: Hinzufügen einer Rechnung.
Button -: Löschen einer Rechnung. Erst müssen alle Positionen gelöscht werden (Anklicken oberste Position und Knopf - im oberen Bereich).
Button /: Aufteilung aller ausgewählten Rechnungszeilen in eine neue oder bereits vorhandene Rechnung. Die ursprüngliche Rechnung wird automatisch korrigiert.
Button H: Aufteilung einer Rechnung: nur bis heute zahlen.
Auswahl, ob die Aufteilung auf neue oder bestehende Rechnung erfolgen soll.
Drucken und Seitenansicht: Drucken von Vorschlägen von Rechnungen und Wiederholung des Ausdrucks einer Rechnung oder eines Stornos.
Art des Belegs: Wahlweise A4-Rechnung, Kassenbon (erweiterbar) oder Rechnungsaufstellung. Mittels der Rechnungsaufstellung werden alle Rechnungen einer Reservierung zu einer Rechnungsaufstellung geladen, die Summen addiert und der offene Betrag aller Rechnungen als Summe am Ende angezeigt. Dieses Feld kann über die Reservierungsart vorbesetzt werden.
Kassennummer/Belegnummer: Ist die Rechnung schon gebucht, so stehen diese Nummern hier in roter Farbe.
Button für die Abrechnung einer Rechnung oder eines Storno bzw. für Infos über stornierte Rechnungen und Stornos. Hier wird die echte Rechnung erstellt. Nur durch die Abrechnung kommt die Rechnung ins Journal. Möchten Sie die Einstellung der Druckerauswahl ändern, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knopf mit dem Druckersymbol und ändern Sie die Einstellungen.
Vorauszahlungen vermindern: Vorauszahlungen werden in den Rechnungen nur exakt in der Höhe der bereits gebuchten Vorauszahlungen akzeptiert. Möchten Sie jedoch nur einen Teilbetrag berücksichtigen, da z.B. eine Überzahlung zurück überweist werden soll, haben Sie folgende Möglichkeit: Erstellen Sie mit dem Button "+" links unten eine neue Rechnung und fügen Sie mindestens eine Rechnungsposition hinzu. Nun geben Sie dort jenen Teil der Vorauszahlung ein, der nicht berücksichtigt werden soll. Jetzt können Sie die ursprüngliche Rechnung mit einer niedrigeren Vorauszahlung abrechnen. Anschließend kann die neue Hilfsrechnung wieder gelöscht werden (Button "-" zuerst die Position dann die Rechnung).
