ASSD - Ho(s)tel Management Software PMS 3

 

Hier finden Sie die Aufenthaltsdaten zu einer Reservierung.

 

 

Registriernummer: Die Registriernummer dient der eindeutigen Identifikation eines Vorgangs. Nachdem sie einmal (meist automatisch) vergeben wurde, kann sie nicht mehr geändert werden.

 

Pfad: Neben der Registriernummer sehen Sie, in welchem Pfad des Vorgangs Sie sich befinden: links der aktuelle Pfad, daneben die Gesamtzahl der Pfade. Ein Pfad beinhaltet meist einen eigenen Zeitraum. Alle Pfade können Sie im Tab Pfade sehen. Diese Funktion erlaubt unterschiedliche Teilnehmerzahlen pro Tag oder einen Zimmerumzug während des Aufenthalts. Mit den beiden Pfeilbuttons kann in den Pfaden geblättert werden. Im Standardfall genügt Ihnen jedoch ein Pfad.

 

Kunde - Reservierung: Der Kunde für die Reservierung ist jener, der bei Ihnen reserviert. Meist ist er identisch zu dem Gast, der später kommt und dem, der die Rechnung bezahlt. Die letzteren beiden Kundennummern finden Sie im Tab Farbe. Bitte beachten Sie, dass bei einer Änderung der Kundennummer für die Reservierung, die Kundennummer für den Gast und die Rechnung automatisch geändert werden, wenn sie sich nicht vom Kunden - Reservierung unterscheiden. Als Kunde - Reservierung kann auch eine allgemeine Kundennummer z.B. für Einzelgäste ohne Adresse verwendet werden.

 

 

Der Button mit der Familie, erlaubt den Aufruf des Gästestamms. Die Gastnummer kann aus dem Gästestamm mit dem Knopf "Einfügen" oder mit Drag and Drop übernommen werden. Neue Gäste müssen erst im Gästestamm angelegt werden. Durch Klicken mit der rechten Maustaste öffnet sich der Gästestamm sofort im Modus "Neu".

 

Reservierungsart: Hier wird bestimmt um welchen Vorgang es sich handelt: z.B. Angebot, Vertrag, Option, Kontingent. Diese Auswahl kann beliebig erweitert werden. Durch die Reservierungsart wird die weitere Verarbeitung festgelegt: z.B. ob Betten oder Zimmer reserviert werden oder ob ein Verpflegungsplan erstellt wird. Ein Wechsel der Reservierungsart ist problemlos möglich: z.B. ein Angebot wird zur Zusage. Falls Sie die Reservierungsart ungewollt ändern, sollten Sie den "Rückgängig" Button betätigen. Nur so kann sichergestellt werden, dass die ursprünglichen Daten erhalten bleiben.

 

Rollierend Tage/Stunde (nur bei Kontingenten Reservierungsart 31):

 

 

Durch einen Eintrag in diese Felder, verfällt das gesamte Kontingent nicht zu einem festen Datum, sondern schrittweise sobald der Abstand an Tagen und Stunden zur aktuellen Zeit erreicht wird: z.B. Verfall 14 Tage vorher, Verfall heute 16:00 Uhr.

 

Abzug vom Kontingent (nur bei Buchungen): Neben der Reservierungsart können Sie einstellen, ob eine Reservierung automatisch von einem Kontingent abgezogen werden soll. Die Kontingentzuordnung erfolgt über die Kundennummer – Reservierung. Existiert für diese Nummer ein Kontingent, wird dieses automatisch reduziert. Dies kann mit diesem Feld abgeschaltet werden: z.B. Reservierung des Kunden außerhalb des bestehenden Kontingents.

 

Anreise: Hier geben Sie das Anreisedatum ein. Wahlweise kann auch eine Uhrzeit erfasst werden. Der Wochentag wird neben dem Datum angezeigt. Wird das Anreisedatum geändert, so verschiebt sich automatisch der gesamte Aufenthalt. Für eine bestimmte Angebotsart kann noch ein alternatives Anreisedatum eingegeben werden (Ausweichtermine - Reservierungsart 13). Hat sich der Gast entschieden, kann mit den Pfeilbuttons zwischen beiden möglichen Anreisezeitpunkten gewechselt werden.

 

Abreise: Hier gilt das gleiche wie für die Anreise. Die Abreise muss nach der Anreise erfasst werden. Die Anzahl der Nächte wird automatisch ermittelt.

 

Anzahl der Nächte: Statt der Abreise kann auch die Anzahl der Nächte eingegeben werden. Das Abreisedatum wird dann automatisch ermittelt.

 

Anfrage vom: Hier steht das Datum der ersten Anfrage.

 

Anzahl Gäste: Diese kann in einer Summe oder aufgeteilt eingegeben werden. Die Aufteilung kann auch später erstellt werden. Zur Aufteilung muss das Kontrollkästchen (rechts) markiert werden. Nun wird die Anzahl der Gäste automatisch in das erste Feld (z.B. Gäste männlich) übertragen.

 

 

Es gibt Konfigurationen, die hier keine Eingabe der Gästezahl zulassen, sondern nur das Kontrollkästchen zur Aufteilung aktiviert haben. Hier wird die Gästezahl über die in diesem Fall zwingende Zimmerbelegung bestimmt.

 

Anzahl Betten/Zimmer: Hier findet sich die benötigte Anzahl an Betten oder Zimmer für diesen Gast.

 

Anzahl freie Betten/Zimmer: In der gleichen Zeile finden Sie in blau die Anzahl der freien Betten inklusive dem Kontingent. Es handelt sich um den minimalen Wert für den gewünschten Zeitraum. Bei Kontingenten finden Sie den Minimalwert im Kontingent rechts daneben, getrennt durch einen Schrägstrich. Die Ermittlung dieser Werte nimmt umso mehr Zeit in Anspruch, je größer der Zeitraum ist. Auf langsamen Systemen kann daher die Berechnung entsprechend der Aufenthaltslänge in den Hausstammdaten unterbunden werden.

 

Reservierung auf der Ebene von Zimmerarten

 

Das Programm bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Zimmerartenbelegung durchzuführen (z.B. Doppelzimmer, Einzelzimmer). Jene Zimmer, die bei der Zimmerartenbelegung berücksichtigt werden sollen, müssen vorher im Zimmerstamm gekennzeichnet werden. Hotels arbeiten immer auf Zimmerartenebene (Kategorie). Jugendherbergen verwenden in der Regel Zimmerarten nur für knappe Kapazitäten (Familien- oder Leiterzimmer). Außerdem besteht noch die Möglichkeit (durch eine Parametereinstellung der Zimmerarten - siehe Technische Referenz) anstatt Zimmern Bettenkategorien zu belegen.

 

In der Regel ist hier eine Eingabe nur dann sinnvoll, wenn die tatsächliche Zimmernummer erst später vergeben werden soll. Andernfalls kann das Zimmer sofort in der Zimmerbelegung gebucht werden.

 

Im Datenblatt finden Sie neben der Zimmerart, die Eingabemöglichkeit der benötigten Anzahl von Zimmern. Daneben die Anzahl der Zimmer, die schon einer bestimmten Zimmernummer zugeordnet sind (zu Beginn keine). Zur Information sehen Sie, wie viele Zimmer (inklusive Kontingent) noch verfügbar sind (schlechtester Wert des Zeitraums) und wie viele Zimmer noch im Kontingent vorhanden sind (schlechtester Wert des Zeitraums). Auch diese Berechnung kann abhängig von der Aufenthaltslänge in den Hausstammdaten unterbunden werden. Ganz rechts können Sie für jede Zimmerart noch einen internen Vermerk speichern.

 

Bei Belegung von Bettenkategorien wird die Bettenzahl anstatt der Zimmerzahl verwendet. Außerdem steht in jeder Zeile die Gästezahl zur Verfügung, die in diesem Fall zur Rechnungsstellung herangezogen wird.

 

Pauschalprogramm: Artikel, Bezeichnung und Preis eines Pauschalprogramms. Mögliche Eingaben sind spezielle Artikel, die im Artikelstamm als Pauschalprogramm gekennzeichnet sind. Ein Pauschalprogramm setzt den regulären Rechnungsvorschlag außer Kraft. Falls hinterlegt, werden Aufenthaltsdauer und Verpflegung vom Pauschalprogramm übernommen.