ASSD - Ho(s)tel Management Software PMS 3
In diesem Bereich sind jene Menüpunkte zusammengefasst, die neben der Rechnungsstellung die Kasse und Buchhaltung betreffen.
Im Wesentlichen stellt die ASSD Software die Fakturierung (Rechnungsstellung) für die Gäste und die Verwaltung von Vorauszahlungen sowie Forderungen zur Verfügung. Zusätzlich gibt es ein Kassenmodul für den Kleinverkauf und den Menüpunkt Buchhaltung.
In der Praxis bilden große Organisationen über die ASSD Software alle Zahlungsströme im Haus einschließlich des Bankkontos ab. Damit wird eine größtmögliche Kontrolle durch Kassenabschlüsse und Abstimmungen der Bankkonten erreicht. Dies bedeutet, dass auch alle buchhalterischen Vorgänge des Hauses im Haus selbst erfasst werden. Die Daten werden dann regelmäßig mit dem Journalabruf, meist über eine Buchhaltungsschnittstelle, in die Buchhaltung der Organisation übertragen (im Detail oder in Summe). Das ASSD Buchhaltungsmodul stellt somit ein, der richtigen Buchhaltung vor gelagertes, Erfassungssystem zur Verfügung.
Selbständige Häuser nutzen meist nur die Bereiche Rechnungsstellung, Vorauszahlungen, Forderungen und den einfachen Kassenabschluss. Dieser Vorgehensweise folgen wir auch bei der Neueinrichtung von Systemen.
Folgende Begriffe bilden das Ordnungssystem für die Erfassung im Journal:
Journal: Die Buchhaltungsnummer grenzt eine Buchhaltung eines Unternehmens oder das Haus ab.
Journalnummer: Fortlaufende z.B. monatliche Abrufnummer für den Übertrag der Daten in die externe Buchhaltung. Im Gegensatz zu einem Datumsfeld ist hiermit die Vollständigkeit sichergestellt.
Journalpositionsnummer: Fortlaufende Belegnummer für alle Belege.
Kassennummer: Abgeschlossener Teilabrechnungsbereich z.B. einzelne Kasse an der Rezeption. Für die Buchhaltung gibt es zumindest eine eigene Kassennummer (z.B. 015 Tresor/Buchhaltung). Kassenabschlüsse werden für jede Kassennummer getrennt durchgeführt. Geldtransfers zwischen den Kassen werden gebucht. Meist ist eine Kassennummer mit einem festen Arbeitsplatz verbunden und die Übergabe erfolgt mit dem Schichtwechsel (Kassenabschluss). Es können jedoch auch flexible Zuordnungen abhängig von der Mitarbeiteranmeldung im System definiert werden. Dies entspricht einer Anzahl an Kassenschubladen, die jeweils an einem beliebigen Arbeitsplatz angemeldet werden können.
Beleg-/Rechnungsnummer: Fortlaufende Belegnummer innerhalb einer Kassennummer. Zur Identifikation eines Belegs bei mehreren Kassen wird daher die Kassennummer sowie die Belegnummer benötigt. Im Hausstamm kann die Belegnummernvergabe so eingestellt werden, dass alle Rechnungen unabhängig von sonstigen Belegen (Buchungen, Abschlüsse) nummeriert werden. Sonstige Belege beginnen dann mit 50000000.
Kassenabschlussnummer: Kennzeichnung der Schicht einer Kasse: Jahr-Monat-Tag/Nummer. Diese Nummer erlaubt die Abstimmung und Auswertung einer Schicht unabhängig vom Systemdatum. Die Kassenabschlussnummer wird bei der Kasseneröffnung vergeben bzw. bei Konfigurationen ohne explizite Kasseneröffnung mit der ersten Buchung nach dem Kassenabschluss.
