ASSD - Ho(s)tel Management Software PMS 3

 

 

In diesem Tab befinden sich die Basisdaten für das Kontingent. Bei einer Verlängerung auf das nächste Jahr, tragen Sie hier bitte das neue Datum, bis zu dem das Kontingent erstellt werden soll ein (Zeile "Anreise"). Das alte Anreisedatum können Sie auf das aktuelle Datum stellen, da für die Vergangenheit kein Kontingent mehr benötigt wird. Danach definieren Sie die Verfügbarkeit für den neuen Zeitraum im Tab Verfügbarkeit.

 

Registriernummer: Eindeutige Identifikation des Kontingents. Kurze Buchstabenfolge.

 

Matchcode: Suchname des Kontingents. Kurze Buchstabenfolge.

 

Beschreibung: Beliebiger Text.

 

Kunde/Res. Sperre für Internet: Kundenummer für das Kontingent. Diese Nummer kann u.a. im Belegungsplan oder der Tagesübersicht verwendet werden, um z.B. freie Betten inkl. Internet-Kontingent anzuzeigen. Es ist wichtig, dass für diese Kundenummer nicht versehentlich Reservierungen erstellt werden. Deshalb muss dieser Eintrag im Kundenstamm eine Reservierungssperre erhalten.

 

Reservierungsart: Geben Sie hier bitte die Reservierungsart für Kontingente ein (31).

 

Farbe: Stellen Sie hier "Selbstdefiniert" ein (= "00"). Wählen Sie z.B. einen Pastellton, der sich im Zimmerbelegungsplan deutlich von Reservierungen unterscheidet. Für das Kontingent markierte Zimmer werden dynamisch zugeordnet und können damit ganz normal belegt werden. Wird ein als Internet-Kontingent gekennzeichnetes Zimmer an der Rezeption gebucht, so markiert das Programm im Anschluss dynamisch ein anderes, noch freies Zimmer der selben Kategorie, welches im Tab Zimmer angegeben wurde. Somit kann der Anwender trotz der Kontingente frei über alle Zimmer verfügen, hat aber auch die Kontingente in der Übersicht Zimmer Tage. Ist es dem System nicht möglich, Zimmer derselben Kategorie als Kontingent zu markieren, so erscheint eine Fehlermeldung.

 

Dennoch versucht das System nun weitere im Tab Zimmer eingetragene Zimmer anderer Kategorien im Zimmerplan farblich zu kennzeichnen, um einer Überbelegung vorzubeugen. Falls Float Kontingente genutzt werden, so kann die Fehlermeldung durch einfaches Abholen von Internetbuchungen wieder abgeschaltet werden, da die zu markierenden Zimmer dann auf den Prozentsatz der noch freien Zimmer reduziert werden.

 

Anreise: Anfangsdatum für das Kontingent. Bei Änderungen kann es auf das aktuelle Datum vorgestellt werden. Bei Neuanlage: aktuelles Datum.

 

Abreise: Das Ende des Kontingents (dieses Datum zählt nicht mehr mit - also z.B. 1. Januar des Folgejahres eingeben). Das Ende des Kontingents wird durch das Internet-Buchungssystem bestimmt. Wird dort das maximale Buchungsdatum erhöht (z.B. jährlich), so muss hier dieses Datum ebenfalls erhöht werden und danach die Kontingente im Tab Verfügbarkeit eingetragen werden.

 

Autom. Freigabe Tage/Stunden: Hiermit kann das System automatisch zu kurzfristige Verfügbarkeiten löschen. Beispiel: Tage = 0 und Stunde =16 bedeutet, dass heutige Kontingente ab 16:00 entfernt werden und somit im Internet auch nicht mehr zur Verfügung stehen. Dies geschieht mit dem nächsten Internet-Abgleich. Es werden alle Kontingente eines Tages (1-10 und 12), außer dem 11. Kontingent berücksichtigt, auch wenn es keine Float-Kontingente sind. Ein Tag wird jedoch nur berücksichtigt, wenn zumindest ein Float-Kontingent definiert ist. Nutzer, die nicht mit Float-Kontingenten arbeiten, können diese Funktion trotzdem verwenden, indem sie ein nicht benutztes Kontingent auf Float stellen (bei vielen ist dies über Kontingent 11 für die Verfügbarkeitsmeldung bereits gewährleistet).

 

Um Fehleingaben zu vermeiden sind die beiden Felder "qdays" und "qhours" im Formular "s_quota" mit einer Prüfung belegt (nur heute 15:00 bis 23:00 möglich), die ggf. geändert werden kann.

 

Beispiele

 

Beide Felder leer: keine Freigabe (wie bisher)

 

Tag = 0 und Stunde gefüllt: Freigabe heute zur Stunde der Eingabe

 

z.B.: Tag=0, Stunde=12: ab 12 Uhr kann für heute nicht mehr gebucht werden

 

Tag = 1: Freigabe bis einschl. morgen ab heutiger Stunde

 

z.B.: Tag=1, Stunde=12: ab heute 12 Uhr kann nicht mehr für morgen gebucht werden; Tag=1, Stunde=0: es kann weder für heute noch für morgen gebucht werden.

 

Verarbeitungsdaten: Hier sehen Sie, wann dieser Datensatz erstellt wurde und welcher Benutzer die letzte Änderung vornahm.

 

Button Float: Über diesen Button kann die Berechnung der Float-Kontingente zu Testzwecken ohne Abholen von Internet-Buchungen getestet werden.