ASSD - Ho(s)tel Management Software PMS 3
Die Software kann in 3 unterschiedlichen Hauskonfigurationen betrieben werden:
1. Hostel - Die Belegung erfolgt auf Bettebene. Der Preis wird nicht durch die tatsächliche Zimmerbelegung beeinflusst. Zimmerarten können allgemein unterschieden werden (z.B. 3er Zimmer, 4er Zimmer, Leiterzimmer, Familienzimmer). Die Zuordnung von Zimmerarten ist nicht verpflichtend und erfolgt pro Zimmer. Eine Aufteilung der Gäste auf männlich, weiblich, Leiter ist möglich (bis zu sechs Bereiche).
Anwendungsbereich dieser Hauskonfiguration: einheitlicher Übernachtungspreis, viele Gruppen.
2. Hostel mit Bettkategorien - Die Belegung erfolgt auf Bettebene. Der Preis bestimmt sich aus der Zuordnung zu einer Zimmerart (z.B. Belegung im 4er Zimmer, 2er Zimmer oder 8er Zimmer). Die Zuordnung von Zimmerarten ist zwingend erforderlich und erfolgt pro Bett. Eine Aufteilung der Gäste auf männlich, weiblich, Leiter ist möglich (bis zu 6 Bereiche).
Anwendungsbereich dieser Hauskonfiguration: Preise nach physischer Unterbringung im Zimmer, automatische Preiszuordnung erforderlich (viele Einzelgäste).
3. Hotel - Die Belegung erfolgt auf Zimmerebene. In einer Variante kann auch die Belegung von Zimmerteilen (z.B. halbes Doppelzimmer) für eine Reservierung zugelassen werden: z.B. zwei Freundinnen liegen im selben Doppelzimmer, sollen aber von Beginn an als getrennte Vorgänge geführt werden (z.B. Gäste in Schönheitsfarmen).
Start mit einer Demoversion: Wählen Sie zu Beginn die geeignete Hausart. Ggf. testen Sie mehrere Hausarten, um die für Sie und Ihr Haus geeignete Konfiguration zu ermitteln. Die Software erfordert eine umfangreiche Ersteinrichtung. Verwenden Sie daher zum Ausprobieren der Demo ausschließlich eines der drei bereits eingerichteten Demohäuser. Erfassen Sie kein eigenes neues Haus, ohne mit uns Rücksprache über die Einrichtung gehalten zu haben. Wenn Sie mit dem Programm etwas vertrauter sind, helfen wir Ihnen gerne bei der Einrichtung Ihres Hauses (Anlegen eines Hauses, Konfiguration, Abbildung der Preisstruktur, Erfassen der Stammdaten, Einrichtung der Briefe).
Ausdrucke: Alle Ausdrucke, insbesondere die Briefe wie Vertrag, Buchungsbestätigung oder Rechnung, haben Beispielcharakter und können bzw. sollen angepasst werden.
Trennung Vorgänge (=Reservierung) und Gästestamm: Reservierungen und andere Vorgänge (z.B. Angebot, Kontingent, Warteliste) sind von den Gastdaten getrennt. Die Vorgänge befinden sich im Menüpunkt Reservierungen. Die Gastdaten im Gästestamm. Ein Gast kann mehrere Reservierungen haben. Kommt ein Gast häufiger, wird immer auf den gleichen Eintrag im Gästestamm verwiesen (Gäste History). Die Verbindung zwischen Reservierung und Gästestamm erfolgt über eine Kunden- oder Gastnummer. Hierbei handelt es sich um eine interne Nummer, die Sie als Benutzer oder der Gast nicht kennen müssen (es spricht allerdings nichts dagegen für spezielle Stammgäste oder Partner eine eigene einprägsame Nummer zu verwenden). Bei der Erfassung einer neuen Reservierung wird also immer eine neue Reservierung erstellt und entweder auf einen vorhandenen Gast verwiesen oder ein neuer Eintrag im Gästestamm erfasst. Bei Einzelgästen, insbesondere den Walk-Ins, kann auf die Erfassung im Gästestamm verzichtet werden. Im Rahmen einer Schnellreservierung sind die Erfassung des Namens und ggf. zusätzliche vom Haus festgelegte Pflichteingaben ausreichend.
Aufbau der Software: Es wird mit unterschiedlichen Tabs gearbeitet: z.B. Reservierung, Gästestamm und Belegungsplan. In der Tableiste werden aktuelle, offene Tabs angezeigt und ein einfacher Wechsel ist möglich. Der Vorteil der unterschiedlichen Tabs liegt in der Möglichkeit, mehrere Vorgänge gleichzeitig bearbeiten zu können.
