Bevor Daten gespeichert werden, können diese vom System automatisch geprüft werden. Dadurch wird gewährleistet, dass nur gewünschte Daten gespeichert werden bzw. der Benutzer gewisse Mindesteingaben vornimmt. Die Prüfung kann durch den Systemadministrator auch ohne Programmierkenntnisse an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden.
Die Prüfung erfolgt erst nachdem eine Funktion zum Speichern aufgerufen wurde, z.B. auf den Button "Speichern" geklickt wurde. Es werden in der Regel alle Prüfungen durchgeführt und alle Fehler zusammen angezeigt. Die fehlerhaften Felder werden rot markiert.
Besteht ein Programm aus mehreren Einzelbildern, so kann sich der Fehler auf einem beliebigen Bild befinden. Einen Hinweis auf das Einzelbild, das den Fehler enthält, gibt möglicherweise die Fehlerbeschreibung.